Методические рекомендации и материалы по подготовке, проведению и совместимости оборудования ВКС
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по подготовке к проведению видео-конференц-связи
1. Перед началом сеанса ВКС ответственному сотруднику от МО РО необходимо подготовить и установить:
1.1. Камеру ВКС, настроив объектив так, чтобы в фокус попадали не более трех человек (в центре стола глава МО РО или руководитель по направлению, рядом с ним не более 2 участников как показано на рисунке 1) при необходимости допускаются изменение по согласованию с Организатором ВКС и администратором ВКС.
1.2. Микрофон ВКС устанавливается на расстоянии не менее 50 сантиметров, но не более 150 сантиметров от участников, и должен исключать передачу посторонних звуков.
1.3. Освещение, которое должно соответствовать следующим рекомендациям:
1.3.1. Необходимо исключить попадание прямого солнечного света на участника или линзу камеры ВКС.
1.3.2. При низком уровне освещённости необходимо использовать дополнительные источники света.
1.3.3. Необходимо исключить боковое освещение из окон студии.
1.4. Для каждого участника необходимо установить табличку с указанием Ф.И.О. строго в соответствии с прилагаемым Образцом и следующими рекомендациями:
1.4.1. Размер листа – А3.
1.4.2. Ориентация листа – альбомная.
1.4.3. Шрифт – Tahoma.
1.4.4. Фамилию указать на первой строке прописными буквами, размер шрифта 120 пт.
1.4.5. Имя указать на второй строке, первая буква прописная, остальные строчные, размер шрифта 90 пт.
1.4.6. Отчество указать на третьей строке, первая буква прописная, остальные строчные, размер шрифта 90 пт.
1.4.7. Лист необходимо согнуть в местах сгиба (пунктирная линия), таким образом, чтобы получилась фигура треугольной формы.
1.5. Наименование МО РО внесено в систему ВКС и отображается внизу экрана (автоматически), в связи с чем стационарные таблички с наименованием МО РО не должны использоваться.
1.6. Проверить качество звука и видео с центральной студией, не менее чем за 40 минут до начала ВКС.
2. Во время проведения ВКС строго соблюдать следующие правила:
2.1. Микрофон ВКС необходимо включать только по приглашению председателя в основной студии и отключать по завершению диалога или доклада.
2.2. Если во время проведения совещания микрофон участника ВКС будет включен без приглашения председателя, администратор ВКС вправе отключить участника ВКС от совещания. Повторное включение должно быть согласовано по телефону с администратором ВКС.
2.3. Если по техническим причинам во время работы с участником ВКС появляется эхо, необходимо отключать микрофон во время выступления других участников ВКС.
2.4. При разрыве связи необходимо оперативно сообщить об этом администратору ВКС по телефону и выполнить его указания.
2.5. В день проведения ВКС проводится тестовое техническое включение. Проверка присутствия или (явка) участников начинается за 1 час до начала ВКС и заканчивается за 30 минут до начала ВКС.
1.2. Микрофон ВКС устанавливается на расстоянии не менее 50 сантиметров, но не более 150 сантиметров от участников, и должен исключать передачу посторонних звуков.
1.3. Освещение, которое должно соответствовать следующим рекомендациям:
1.3.1. Необходимо исключить попадание прямого солнечного света на участника или линзу камеры ВКС.
1.3.2. При низком уровне освещённости необходимо использовать дополнительные источники света.
1.3.3. Необходимо исключить боковое освещение из окон студии.
1.4. Для каждого участника необходимо установить табличку с указанием Ф.И.О. строго в соответствии с прилагаемым Образцом и следующими рекомендациями:
1.4.1. Размер листа – А3.
1.4.2. Ориентация листа – альбомная.
1.4.3. Шрифт – Tahoma.
1.4.4. Фамилию указать на первой строке прописными буквами, размер шрифта 120 пт.
1.4.5. Имя указать на второй строке, первая буква прописная, остальные строчные, размер шрифта 90 пт.
1.4.6. Отчество указать на третьей строке, первая буква прописная, остальные строчные, размер шрифта 90 пт.
1.4.7. Лист необходимо согнуть в местах сгиба (пунктирная линия), таким образом, чтобы получилась фигура треугольной формы.
1.5. Наименование МО РО внесено в систему ВКС и отображается внизу экрана (автоматически), в связи с чем стационарные таблички с наименованием МО РО не должны использоваться.
1.6. Проверить качество звука и видео с центральной студией, не менее чем за 40 минут до начала ВКС.
2. Во время проведения ВКС строго соблюдать следующие правила:
2.1. Микрофон ВКС необходимо включать только по приглашению председателя в основной студии и отключать по завершению диалога или доклада.
2.2. Если во время проведения совещания микрофон участника ВКС будет включен без приглашения председателя, администратор ВКС вправе отключить участника ВКС от совещания. Повторное включение должно быть согласовано по телефону с администратором ВКС.
2.3. Если по техническим причинам во время работы с участником ВКС появляется эхо, необходимо отключать микрофон во время выступления других участников ВКС.
2.4. При разрыве связи необходимо оперативно сообщить об этом администратору ВКС по телефону и выполнить его указания.
2.5. В день проведения ВКС проводится тестовое техническое включение. Проверка присутствия или (явка) участников начинается за 1 час до начала ВКС и заканчивается за 30 минут до начала ВКС.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по подготовке к проведению видео-конференц-связи Удалённых абонентов
1. Перед началом сеанса ВКС ответственному сотруднику за подключение удалённого абонента необходимо подготовить и установить:
1.1. Камеру ВКС, настроив объектив так, что бы в фокус попадал один человек (в центре стола руководитель по направлению как показано на рисунке 1), при необходимости допускаются изменение по согласованию с Организатором ВКС и администратором ВКС.
1.2. Микрофон ВКС – необходимо разместить таким образом от участника, чтобы речь была четкой и разборчивой.
1.3. Освещение, которое должно соответствовать следующим рекомендациям:
1.3.1. Необходимо исключить попадание прямого солнечного света на участника или линзу камеры ВКС.
1.3.2. При низком уровне освещённости необходимо использовать дополнительные источники света.
1.3.3. Необходимо исключить боковое освещение из окон студии.
1.4. Наименование организации или ФИО руководителя необходимо сообщить администратору ВКС при тестировании, данное название будет отображено внизу экрана (автоматически).
1.5. Осуществить подключение не менее чем за 40 минут до начала конференции к тестовой комнате 61934.
1.6. Проверить качество звука и видео с администратором ВКС, при необходимости - с центральной студией, не менее чем за 30 минут до начала мероприятия.
2. Во время проведения ВКС строго соблюдать следующие правила:
2.1. Микрофон ВКС необходимо включать только по приглашению председателя в основной студии и отключать по завершению диалога или доклада.
2.2. Если во время проведения совещания микрофон участника ВКС будет включен без приглашения председателя, администратор ВКС вправе отключить участника ВКС от совещания. Повторное включение должно быть согласовано по телефону с администратором ВКС.
2.3. Если по техническим причинам во время работы с участником ВКС появляется эхо, необходимо отключать микрофон во время выступления других участников ВКС.
2.4. Запрещается отключение (скрытие) камеры в момент сеанса ВКС. Если во время проведения совещания камера у Удалённого абонента будет выключена, администратор ВКС вправе отключить участника ВКС от совещания. Повторное включение должно быть согласовано по телефону с администратором ВКС.
2.5. При разрыве связи необходимо оперативно сообщить об этом администратору ВКС по телефону и выполнить повторное подключение в тестовую комнату системы ВКС по номеру «61934».
1.2. Микрофон ВКС – необходимо разместить таким образом от участника, чтобы речь была четкой и разборчивой.
1.3. Освещение, которое должно соответствовать следующим рекомендациям:
1.3.1. Необходимо исключить попадание прямого солнечного света на участника или линзу камеры ВКС.
1.3.2. При низком уровне освещённости необходимо использовать дополнительные источники света.
1.3.3. Необходимо исключить боковое освещение из окон студии.
1.4. Наименование организации или ФИО руководителя необходимо сообщить администратору ВКС при тестировании, данное название будет отображено внизу экрана (автоматически).
1.5. Осуществить подключение не менее чем за 40 минут до начала конференции к тестовой комнате 61934.
1.6. Проверить качество звука и видео с администратором ВКС, при необходимости - с центральной студией, не менее чем за 30 минут до начала мероприятия.
2. Во время проведения ВКС строго соблюдать следующие правила:
2.1. Микрофон ВКС необходимо включать только по приглашению председателя в основной студии и отключать по завершению диалога или доклада.
2.2. Если во время проведения совещания микрофон участника ВКС будет включен без приглашения председателя, администратор ВКС вправе отключить участника ВКС от совещания. Повторное включение должно быть согласовано по телефону с администратором ВКС.
2.3. Если по техническим причинам во время работы с участником ВКС появляется эхо, необходимо отключать микрофон во время выступления других участников ВКС.
2.4. Запрещается отключение (скрытие) камеры в момент сеанса ВКС. Если во время проведения совещания камера у Удалённого абонента будет выключена, администратор ВКС вправе отключить участника ВКС от совещания. Повторное включение должно быть согласовано по телефону с администратором ВКС.
2.5. При разрыве связи необходимо оперативно сообщить об этом администратору ВКС по телефону и выполнить повторное подключение в тестовую комнату системы ВКС по номеру «61934».
2.6. В день проведения ВКС проводится тестовое техническое включение. Тестирование участников начинается за 1 час до начала ВКС и заканчивается за 20 минут до начала ВКС.